Menu
MeerVoormekaar is dé welzijnsorganisatie in de gemeenten Wijchen en Druten in Gelderland. Haar dienstverlening is breed georiënteerd. Dit betekent dat er aan de achterkant veel verschillende werkprocessen gestroomlijnd moeten worden. “Een geoliede informatievoorziening is dan een must en dat kon een paar jaar geleden nog verder verbeterd worden”, zegt Maartje Bugter, nu applicatiebeheerder RegiCare bij MeerVoormekaar. “Deze behoefte aan een goede informatievoorziening tijdens het werkproces moest resulteren in betere werkwijzen en tijdsbesparingen en werkgemak. Daarnaast ontstond ook de wens om ons met informatie uit een applicatie te kunnen verantwoorden naar bijvoorbeeld de gemeenten”.
Dit was enkele jaren terug de aanleiding om te kiezen voor het registratiesysteem RegiCare van AdSysCo. Bij de implementatie daarvan bleek dat er weliswaar op alle fronten van de organisatie goed gewerkt werd, maar dat de administratieve organisatie nog een verbeterslag kon gebruiken. De introductie van RegiCare had als doel de informatievoorziening integraal aan te pakken.
Een voorbeeld daarvan was de facturatie van allerlei activiteiten. Als welzijnsorganisatie is MeerVoormekaar uniek als een aanbieder en uitvoerder van veel activiteiten. Dat waren ingewikkelde processen die naast en door elkaar liepen waardoor de uitvoering steeds meer tijd kostte. Door de mix van allerlei activiteiten en de grote klantvriendelijkheid waren er uitzonderingen rondom de deelnemersbijdragen ingeslopen die niet eenvoudig te programmeren waren. “Ons beleid, de afspraken naar de deelnemers en de uitzonderingen daarin hebben we opnieuw tegen het licht gehouden, verduidelijkt en dat vereenvoudigt” aldus Benno Schildkamp, de externe controller en adviseur van MeerVoormekaar. “Hierdoor werd het zowel voor AdSysCo als voor de medewerkers van MeerVoormekaar beter inzichtelijk wat er exact ingericht moest worden. Samen zijn we toen aan de slag gegaan met dat specifieke onderdeel van RegiCare, waarbij we projectmatig de juiste acties uitgezet hebben. Doorvragen naar de inhoud, veel en frequent structureel communiceren over de juiste dingen, en de betrokkenen bewust maken en meenemen in het traject. Dat is altijd een must in dit soort implementaties. Goed luisteren naar elkaar wordt weleens vergeten of onderschat”.
Voor MeerVoormekaar was het project een goede aanleiding om het beleid richting klant en de interne werkwijze nog nét weer iets te verbeteren. Het is nu toekomstbestendiger en schaalbaarder qua groei. Zonder extra inzet. En voor AdSysCo is, zoals meestal, gebleken dat goed luisteren naar de vraag van de klant, ze meenemen in het veranderproces en zelf ook te schakelen waar nodig, een must is. En dat leidt tot een inrichting op maat, in dit geval qua facturering, en tevreden klanten.